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Come scegliere il giusto software gestionale per hotel

Come scegliere il giusto software gestionale per hotel? Scopriamolo con Slope, azienda che sviluppa una soluzione software cloud per hotel.

Abbiamo con noi Michela Baldarelli, Sales Director e consulente di Marketing Turistico per Slope.

Approfittiamo della sua disponibilità per scoprire meglio che cosa è la Soluzione Software Slope.

Ma soprattutto le chiediamo quali consigli darebbe a un albergatore che ha intenzione di scegliere un nuovo sistema gestionale per la propria struttura ricettiva.

Alla scoperta dei software di consulenza alberghiera

FormazioneTurismo: Ciao Michela! Ci racconti brevemente di cosa si occupa la vostra azienda?

Michela: Slope è un’azienda che si occupa di sviluppo software e consulenza alberghiera, negli ultimi anni abbiamo sviluppato una moderna piattaforma web che integra strumenti gestionali fondamentali per l’albergatore. Parliamo di PMS (gestionale hotel), Booking Engine, Channel Manager, CRM, strumenti di revenue e strumenti di marketing.

La soluzione Slope “all in one” unisce in un’unica soluzione software tutti gli strumenti di cui ha bisogno un hotel.

Quando abbiamo gettato le fondamenta del software Slope avevamo 2 obiettivi ben chiari in mente:

  • Creare un software affidabile, flessibile e potente che però fosse al contempo molto intuitivo e facile da usare;
  • Offrire una soluzione “all in one”, in grado di dare più controllo all’albergatore.

Alla base dell’architettura della piattaforma c’è un software cloud moderno, in grado di evolvere seguendo le esigenze del mercato turistico e dei gestori delle strutture.

FT: Quanto è importante un software gestionale per un hotel?

Michela: Un software gestionale è senza dubbio uno strumento fondamentale sia per l’albergatore sia per il suo team di addetti ai lavori.

Impensabile gestire un hotel senza PMS

Michela: Credo infatti che senza un software gestionale (PMS) moderno sia praticamente impossibile per un hotel operare in modo efficiente ed economicamente conveniente.

Se ci si trova a dirigere o amministrare una struttura ricettiva e NON SI UTILIZZA un software gestionale in maniera corretta, molto probabilmente si sta perdendo una discreta quantità di denaro.

Il settore dell’ospitalità si è evoluto, i soggiorni sono diventati più brevi ma più frequenti.

Le recensioni spostano somme importanti di fatturato ed i social hanno assunto un ruolo chiave per affermare il proprio brand.

Tuttavia quello che non è cambiato negli anni è che una stanza invenduta non comporta semplicemente un mancato guadagno, ma porta con sé una serie di costi fissi non recuperabili.

Per questa ragione abbiamo costruito Slope con l’idea che un software gestionale non debba essere semplicemente uno strumento in grado di salvare e organizzare dati (come un foglio excel evoluto) ma debba automatizzare operazioni e task con la duplice finalità di semplificare il lavoro ed incrementare i guadagni dell’hotel.

In questo contesto di automazione, semplificazione ed ottimizzazione ci siamo permessi di coniare il termine “Ospitalità 4.0”.

L’Ospitalità 4.0

FT: Possiamo capire meglio che cosa intendete con “Ospitalità 4.0”? Immagino che l’idea sia partita da un paragone con Industria 4.0, no?

Michela: Esatto, ci siamo ispirati a questo, infatti una definizione sommaria di Industria 4.0 può essere:

l’industria 4.0 è la tendenza dell’automazione industriale a integrare tecnologie produttive nuove per migliorare le condizioni di lavoro, la produttività e la qualità produttiva degli impianti

Si vede come questi concetti possono, o per meglio dire DEVONO, essere applicati anche ad un’azienda che vende ospitalità (hotel).

Partendo da questi presupposti ci teniamo a definire Slope come una Soluzione Software e non come solo gestionale. Proprio perché Slope è in grado di svolgere in maniera automatica alcune operazioni con il fine di aumentare i profitti delle strutture che lo utilizzano. Senza la necessità di ricorrere a diversi software slegati fra loro.

Ci tengo a precisare però che le regole ed i dettami alla base del business vengono sempre rigorosamente impartite dall’imprenditore/albergatore e dal suo team di collaboratori e consulenti.

Facciamo un semplice esempio pratico, con l’intento di spiegare cosa intendiamo quando parliamo di automazione e semplificazione del lavoro.

È possibile impostare Slope affinché proponga automaticamente a tutti coloro che hanno prenotato una camera di tipologia standard, la possibilità di acquistare un upgrade (upsell) ad una camera di livello superiore (qualora questa sia disponibile) e previo pagamento di un importo pre-impostato.

Oltre a questo è possibile offrire automaticamente l’acquisto di servizi extra (cross sell) sempre secondo dettami e regole impostate in precedenza nel sistema e senza la necessità di far gestire quotidianamente questa operazione ripetitiva ad un addetto.

Quando il PMS non è al passo con i tempi

FT: Che cosa consigli ad un albergatore che utilizza un PMS un po’ “datato”?

Michela: Mi capita quasi sempre di parlare con albergatori che utilizzano un PMS (per fortuna!). Ma altrettanto spesso capita di sentirli dire che sono in possesso di un software acquistato anni fa che però “è una Ferrari” (cito testualmente), perché ritenuto molto potente e in grado di fare molte cose… Ma loro ne sfruttano solo il 10% perché è complesso da usare.

Insomma con tutta franchezza ritengo che se non si riesce ad usare un software al 100% allora probabilmente questo NON è una “Ferrari”!

Per citare un esempio illustre, Steve Jobs era fermamente convinto che un prodotto non dovesse avere bisogno di un manuale di istruzioni. Ha infatti ripetuto più volte la frase: “la semplicità è la maggiore sofisticazione”.

La sua idea di fondo era quella di dare massima usabilità ad un prodotto, senza doversi affidare ad un manuale o a una guida.

Tuttavia per far ciò occorre studiare in maniera minuziosa il progetto, bisogna “ripulire il pensiero e renderlo semplice”, non a caso semplificare è più difficile di complicare.

Le caratteristiche di un buon software gestionale

Michela: Partendo da questo concetto, un software gestionale che possa essere paragonato ad una “Ferrari”, deve:

  • Essere semplice da utilizzare;
  • Avere un’ottima usabilità (user experience);
  • Essere immediato;
  • Mettere a disposizione funzionalità che siano sfruttate pienamente da tutti i collaboratori in struttura.

“Un software gestionale che sia una vera “Ferrari” è la conquista della semplicità, in grado di aiutare l’albergatore ed il suo staff nei diversi task giornalieri”.

FT: Oltre alla facilità d’uso, quali altre cose bisogna analizzare quando si sceglie un software gestionale per il proprio hotel?

Michela: Se si parla di software gestionale PMS occorre definire le funzionalità di base che rientrano a pieno titolo nella sfera di competenza del gestionale. Ad esempio: gestione check-in e check-out, calendario delle prenotazioni, schedine alloggiati ed ISTAT, gestione delle tariffe, prezzi e restrizioni, reportistica fiscale, sistema di fatturazione, reportistica statistica, listini, tariffe, gestione condizioni di prenotazione.

Quanto elencato sopra è una linea di massima delle funzioni “must” che un software di gestione per hotel deve essere in grado di svolgere.

Tuttavia è molto importante ricordare che un PMS non può essere adottato da solo, ma deve essere collegato ad un booking engine e a un channel manager.

Noi di Slope siamo fortemente convinti che affinché un software sia veramente facile da usare questo debba essere tutto in uno (“all in one”), ossia un solo ecosistema di strumenti software integrati e connessi fra loro. Perché solo in questo modo si riesce a semplificare drasticamente il proprio lavoro e ridurre la possibilità di commettere errori.

Il buon booking engine? Integrato con PMS e sito web

FT: Quindi anche il booking engine di Slope è integrato con il PMS?

Michela: Certamente!

Il booking engine, ossia quell’appendice software in grado di ricevere prenotazioni dal sito web ufficiale della struttura, può essere personalizzato nella sua interfaccia direttamente dal pannello di gestione Slope. E si aggiorna in automatico con prezzi, disponibilità e promozioni.

Sembra banale ripeterlo, ma il booking engine è uno strumento fondamentale per attuare strategie di disintermediazione turistica. Questo perché si possono vendere direttamente dal proprio sito le camere, senza la necessità di intermediari.

Un buon booking engine deve essere anche facile da integrare nel proprio sito web. Per questa ragione abbiamo creato dei plugin per agevolare il vostro webmaster di fiducia che possono essere integrati velocemente e che siano allo stesso tempo chiari per l’utente.

FT: Come funziona un channel manager integrato e “trasparente”?

Michela: Partiamo affermando che il channel manager è uno strumento software indispensabile che permette di sincronizzare automaticamente disponibilità, tariffe, prezzi, restrizioni e prenotazioni tra il sistema di gestione Slope ed i portali di vendita online (OTA).

Il channel manager che c’è… ma non si vede

Michela: Il channel manager lavora in modo “trasparente” (ci piace un sacco usare questo termine) ossia opera sulla base delle impostazioni inserite dall’albergatore (quali risorse da vendere, per quali periodi e a quali prezzi). Ma una volta che Slope è configurato come desiderato possiamo dire che l’albergatore per utilizzare il channel manager di Slope non dovrà più fare nulla, perché tutto viene gestito automaticamente… Per questo è “trasparente”, non si vede ma c’è.

Quando l’operatore dell’hotel inserisce nel planning una prenotazione per un determinato giorno/camera, il channel manager procederà a calare le disponibilità sui portali OTA.

Quando si riceve una prenotazione tramite un portale online (OTA), questa viene automaticamente inserita nel planning Slope includendo i riferimenti del cliente e la carta di credito inserita nel portale a garanzia.

Per quanto riguarda invece l’aggiornamento dei prezzi e delle tariffe, basta modificare i prezzi nel PMS Slope e immediatamente questi verranno sincronizzati secondo le impostazioni definite nel sistema (ad esempio applicando maggiorazioni per portali specifici o diverse condizioni di prenotazione).

Gli altri strumenti che fanno crescere l’hotel

FT: PMS, booking engine, channel manager, bastano questi strumenti all’albergatore o c’è di più?

Michela: Come detto sopra l’obiettivo dell’albergatore è quello di tenere alto il tasso di occupazione. Ma anche definire prezzi ponderati e definiti partendo da una attenta analisi dei dati.

Per raggiungere questo scopo è sempre più forte la necessità di usufruire di strumenti di reportistica ma anche di comunicazione e marketing. Il fine è quello di veicolare una buona immagine della propria struttura, così da non dover ricorrere ad azzardati tagli di tariffe per guadagnare competitività.

“Slope integra tutti i principali strumenti per la promozione della tua struttura turistica, permettendo di creare campagne di email marketing in pochi click, offrendo la possibilità di tenere traccia di aperture, messaggi non consegnati e conversioni delle campagne”.

Da sottolineare è anche l’importanza di strumenti di “revenue”. Permettono di automatizzare la vendita upgrade e di servizi aggiuntivi come trattamenti Spa, ristorazione e tanto altro.

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