Organizzazione eventi, come presentare la location per Wedding & Events

L’organizzazione di eventi è un percorso composto da passaggi, strutturato e articolato nelle scelte e nei ragionamenti, affinché si possa creare e vivere un’esperienza memorabile. (Qui alcuni dati sul Wedding Tourism e il Destination Wedding).

Da dove inizia concretamente la pianificazione di un evento

Dopo aver selezionato la data in cui l’evento o l’avvenimento avrà luogo, il cliente inizia la fase iniziale di ricerca della location.

Cerca di orientarsi nel vasto mondo delle offerte e proposte che il territorio offre e che il web gli presenta.

La scelta del luogo rappresenta la base per costruire tutto il futuro iter progettuale, lo step fondamentale da cui partire.

Affidandosi alla richiesta di informazioni il cliente è chiamato a indicare i dettagli e le informazioni basilari, affinché possa verificare la disponibilità della struttura ad ospitare l’evento e ricevere le relative proposte.

Può farlo a mezzo email, oppure compilando il form di contatto, presente in quasi tutti i website di location per eventi.

Organizzare un evento: le modalità di contatto

Tra le due modalità di contatto (email vs form), noi Location o Property Manager cerchiamo di privilegiare la compilazione del modulo, guidando il potenziale cliente nella condivisione del più alto numero di informazioni.

Nella stesura della email, il cliente è portato a omettere alcuni dettagli, per dimenticanza, per indecisione o per volontà (come, ad esempio, il budget).

Ciò determina necessariamente un dilungarsi nello scambio della corrispondenza, rallentando il flusso di lavoro.

Come costruire, allora, un modulo da allegare alla email o un form da inserire sul nostro website?

Come raccogliere informazioni utili al primo contatto

Per centrare l’obiettivo di raccogliere le informazioni utili per un primo contatto, dovremmo considerare di inserire le seguenti voci:

1. dati relativi al cliente:

• nome e cognome
• nazionalità (necessario in caso il cliente sia estero)
• email
• contatto telefonico (non dimentichiamo di richiedere il prefisso internazionale)

2. dati dell’evento:

• data dell’evento (questo ci permette, oltre a verificare se la nostra struttura sia libera e disponibile, di valutare il giorno della settimana, weekend o weekday, i costi e la probabilità di ricevere altre richieste per la medesima data da parte di altri clienti)
• flessibilità della data
• numero di ospiti
• tipologia di evento, tra quelli che possiamo ospitare (meglio se con menu a tendina)
• richiesta sistemazione alberghiera
• budget approssimativo

3. dati di web marketing (opzionali):

• dove ha conosciuto la nostra struttura?
• profilo social del cliente
• geolocalizzazione della richiesta

Cosa cerca il cliente di eventi: conoscere le sue esigenze per soddisfarlo

Una riflessione importante da compiere quando si decide di organizzare, oppure ospitare un evento, riguarda le attese da parte del cliente. (Qui un focus sull’organizzazione eventi e convegni in hotel e regole di etichetta).

È necessario che le sue aspettative siano apertamente espresse e dichiarate.

1. Chiarezza

Uno degli elementi che molto spesso determina l’insoddisfazione del cliente prima, e il fallimento di un evento dopo, è proprio la mancata chiarezza sui risultati attesi.

Bisogna dunque avere chiari gli obiettivi e, rispetto a essi, ragionare sui risultati che ci si può aspettare.

2. Aspettative

Le aspettative del cliente devono dimostrarsi ragionevoli, ossia realistiche, fattibili e realizzabili.

Inoltre devono essere raggiungibili, in linea con il tipo e il livello della location, oltre che proporzionali alla dimensione e al contesto dell’evento.

Oltre alle aspettative di chi organizza l’evento (il cliente), bisogna anche considerare le aspettative dei partecipanti e degli ospiti.

Quando una persona viene invitata a partecipare ad un avvenimento, si farà un’idea delle aspettative sui motivi e sulle modalità dell’evento, soprattutto perché l’evento presuppone un’esperienza.

Chiunque venga invitato, o chiamato a partecipare, avrà costruito nella propria mente un’immagine delle possibili modalità del suo coinvolgimento nel programma.

3. Conoscenza del target

Un altro degli errori più tipici che si commettono nell’organizzazione eventi è la mancanza di analisi e di conoscenza del target a cui ci si rivolge.

La conoscenza del target è strettamente collegata alla conoscenza degli obiettivi dell’organizzazione e al ruolo che l’evento gioca nelle strategie di promozione.

Possiamo osservare, dunque, come la soddisfazione del cliente possa essere ricondotta al tipo di comunicazione e alla chiarezza delle informazioni fornite in fase preliminare di presentazione della location.

Pesano anche le informazioni scambiate nel corso della corrispondenza, attraverso l’invio di proposte, e illustrate in sede di visita e sopralluogo.

Una corretta e puntuale comunicazione è in grado di determinare e influenzare, negativamente o positivamente, le valutazioni e le aspettative della location. Ancor prima di visitarla.

Come rispondere alla enquiry o richiesta preliminare

Nel formulare la nostra prima risposta, dovremo essere coerenti, chiari.

Non bisogna dilungarsi in descrizioni o informazioni non utili ai fini di una scrematura da parte del cliente.

Alla email di risposta – strutturata secondo un format di corrispondenza, delegando all’allegato il compito di veicolare l’offerta in oggetto – allegheremo una brochure eventi.

Organizzazione eventi: come è strutturato un event kit

Un event kit è composto da una breve presentazione della location indicante composizione e distribuzione degli spazi, capacità ricettiva in funzione del tipo di avvenimento.

È arricchito da proposte, formule e suggerimenti su ambienti da adibire e allestire. Oltre a tariffe, agevolazioni e regole contrattuali.

È un documento graficamente semplice nel layout, di buon gusto nell’accostamento cromatico, elegante e curato nella scelta iconografica.

Contenuti e informazioni contenute nella presentazione di una location per eventi

La nostra presentazione conterrà:

✓ un racconto testuale e descrittivo: informazioni utili (locazione, referenti, posizione geografica e coordinate GPS, distanze da aeroporti o stazioni ferroviarie, luoghi di interesse, attrazioni turistiche).

Descrizioni di carattere storico-artistico. Composizione degli spazi e degli ambienti (capienza, metri quadri, allestimenti, set-up). Elenco attrezzature e aree fruibili.

Supporto planimetrico per individuare percorsi e affacci. Proposte di piani di emergenza o alternativi. Condizioni. Servizi (extra e accessori). Contatti.

✓ un racconto visivo: una gallery fotografica professionale.

Organizzazione Eventi: due consigli da seguire

1. Prestiamo attenzione al peso del file che alleghiamo alla email. È sempre consigliabile inserire un link per il download del documento.

2. Da censurare gli allegati word con foto incollate a caso, testi tratti da libri di araldica medievale e informazioni inutili.

La brochure da primo contatto deve essere essenziale, puntuale e visivamente accattivante.

Devono essere indicate le informazioni e descrizioni utili, finalizzate allo svolgimento di un evento.

Vanno inoltre arricchite con una buona qualità di racconto fotografico.

Il cliente ora dispone di tutte le informazioni tecnico-logistiche e, soprattutto, inizia a sentirsi il protagonista di quel processo di coinvolgimento emozionale.

Lo ha vissuto attraverso la lettura delle immagini, prima. E nella fase di sopralluogo e site inspection, dopo.

Questa prima fase è caratterizzata da componenti sentimentali ed empatiche.

Dobbiamo prestarvi particolare attenzione per poter giungere con successo a toccare le corde emotive del nostro potenziale cliente e, quindi, “rapirlo”.

A questa fase facciamo seguire lo step dedicato al mero studio di budget.

È il momento decisivo. Che consente al cliente di valutare concretamente la fattibilità dell’evento.

Successivamente si passa alla fase di sopralluogo alla location, momento clou del processo decisionale del potenziale cliente.

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Se vuoi saperne di più sull’Organizzazione Eventi, ti consigliamo di leggere il libro dal titolo: Wedding & Event Tourism nel mercato extralberghiero.