La diffusione degli Ambassador Programme per attrarre eventi nelle destinazioni

Cosa sono gli Ambassador Programme? Sono quei programmi, con cui gli operatori di hotel, convention bureau e centri congressi reclutano degli ambasciatori della destinazione tra varie figure di professionisti del mondo accademico, associativo e imprenditoriale presenti sul proprio territorio, offrendo loro un supporto strategico e organizzativo per candidare la destinazione, presso la loro organizzazione di riferimento, al fine di ospitarne gli eventi.

Da almeno 15 anni sono parte integrante delle strategie di destinazione per acquisire congressi associativi, soprattutto internazionali, e soprattutto negli ultimi tempi funzionano bene, portano eventi e fatturati e generano crescenti consensi candidandosi come formula di promozione che sta conoscendo una fiorente fase di espansione.

Da un’indagine condotta su 30 destinazioni britanniche e internazionali, tra le quali spuntano Singapore, Vancouver, Dubai, Melbourne e Sydney, due consulenti inglesi, Sue Crawley di Fire Circle e Tony Rogers dell’azienda Tony Rogers Conference & Event Services, hanno raccolto una serie di dati per identificare i principali fattori di successo degli Ambassador Programme ed i benefici che portano concretamente ai territori che li utilizzano.

Nonostante il maggior numero di destinazioni vi dedichi un budget operativo alquanto limitato (dai 6mila ai 12mila euro) ed in media meno di una risorsa vi lavora a tempo pieno, tuttavia, un primo dato positivo dell’Ambassador Programme è che esso, in media, può dar vita ad un impatto economico complessivo oscillante dai 60 ai 77 milioni di euro. In pratica, ogni Ambassador Programme porterebbe al proprio territorio ben 19 eventi l’anno: un buon numero, se teniamo presente la sempre più forte competizione fra le destinazioni per organizzare eventi.

Il programma degli ambassador manifesta ancor di più la sua efficacia quando le destinazioni ricercano specifici eventi ai quali non è ancora stata assegnata una sede, definiti come c.d. eventi “open venue”. Questi ultimi sono legati a determinate figure di professionisti locali che sono nominati come ambasciatori; meno efficace è risultata invece la pratica di reclutare tanti ambasciatori senza necessariamente identificarli con eventi precisi.

Dalla ricerca è stato riscontrato che gran parte delle destinazioni, tra le quali anche grandi città, ritengono più soddisfacente avere pochi ambasciatori ma che siano concretamente coinvolti in futuri congressi. Secondo Sue Crawley, infatti, l’area di attività nell’ambito dell’Ambassador Programme che si rivela maggiormente strategica per i convention bureau è proprio la ricerca sistematica di eventi open venue.

In genere tra le figure disponibili ad assumere il ruolo di ambasciatori della destinazione spuntano sia accademici che scienziati che professionisti ed imprenditori. Per essi l’organizzazione di un evento è senza dubbio una occasione ghiotta ed una grande opportunità per elevare il profilo del proprio lavoro e instaurare relazioni con i colleghi di altre città in modo più proficuo che non sempre si riesce ad ottenere semplicemente facendo promozione e networking a distanza.

Tra gli enti che vedono di buon occhio la possibilità di ospitare congressi vi sono le università, nonostante queste ultime stiano attraversando in tutto il mondo notevoli riduzioni di finanziamenti, proprio nella speranza di incrementare le entrate o per aprire le porte all’ottenimento di finanziamenti con fondi statali ed europei a progetti di ricerca.

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