Vuoi o non vuoi le operazioni di registrazione, addebito, emissione ricevute fiscali o fatturazione vengono fatte prevalentemente al desk, quindi necessariamente ricadono sul receptionist, salvo in cui è presente una Addetto alla Cassa [che si occupa dell’incasso dei conti, dell’emissione delle ricevute fiscali e fatture fiscali, della gestione delle prenotazioni e può occuparsi anche dei rapporti con le banche....figura che però ormai assorbita nelle competenze del recptionist].<br />
Si tratta di gestire le cosiddette scritture contabili semplici, per ciascuna prestazione fornita si emette al cliente una qualche forma di documento scritto che venga utilizzato sia internamente all'hotel per le rilevazioni, sia verso il cliente stesso che vorrà conoscere la qualità e la quantità dei suoi addebiti.<br />
Questi documenti [buoni] vengono raggruppati per cliente, o più semplicemente per numero di camera e giornalmente registrati sulla main courante, che è il<br />
registro cronologico degli accadimenti di gestione dell’albergo.<br />
In un certo senso, i buoni possono essere considerati come una “prima nota” – se si vuole trovare un’analogia nella contabilità generale – mentre la main courante costituisce il “giornale”. Queste sono tipologie di rilevazioni contabili “minime”, vale a dire documenti contabili tenuti e rinvenibili, con modalità differenti, presso qualunque tipo e forma di impresa alberghiera.<br />
Nel registrare gli accadimenti sul giornale d’albergo si deve indicare necessariamente il numero di camera, abbinato al nome del cliente, gli addebiti giornalieri distinti per servizio, il totale giornaliero degli addebiti collegato al riporto dal giorno precedente, il riporto al giorno successivo, eventuali anticipi già versati. L’informazione immediata che deve scaturire da una lettura della main courante deve essere l’ammontare totale del debito del cliente, qualora costui volesse conoscerlo con brevissimo preavviso. Ovviamente ciò comporterebbe una rapidità di aggiornamento dello stesso registro quasi in tempo reale, evento che può ravvisarsi negli alberghi altamente organizzati e soprattuto informatizzati.
