Schedine p.s. facciamo chiarezza?

Buongiorno,<br />
dopo aver letto <a href="http://www.turismoformazione.it/viewtopic.php?f=55&t=785">l'altra discussione sulla legislazione delle persone alloggiate</a> (ne ho aperta un'altra perchè credo gli argomenti siano diversi e alcuni un po' datati) vorrei chiedere se credete delucidazioni su come facciamo noi in hotel:<br />
All'arrivo chiediamo tutti i documenti, compiliamo una "vecchia" schedina di notifica e facciamo firmare in calce ai dati e anche il consenso sulla privacy facendo barrare tre voci su uso amministrativo, comunicazione ai fini della sicurezza (p.s.) e newsletter (spesso non la barrano, ma poco importa) con tutti i riferimenti alla legge e dati dell'azienda.<br />
Poi ovviamente comunichiamo i dati anche online alla questura ed archiviamo la schedina <u>cartacea</u> (opportunamente firmata) in archivio.<br />
In teoria sarebbe tutto regolare perchè dobbiamo tenere una prova del loro consenso ma a seguito delle nuove leggi mi chiedo:<br />
- devono dare il consenso per permetterci di comunicare i dati alla questura?<br />
- a fini amministrativi, potremmo usarli? è legale?<br />
- ammesso e concesso che sia per la newsletter (tra l'altro nessuno scrive l'indirizzo di casa, quindi inutile!) includere i dati del passaporto e componenti familiari non è un eccesso e quindi contro la privacy?<br />
Immagino sia un argomento abbastanza delicato e forse fuori dalle competenze dirette del receptionist, ma se qualcuno ha informazioni più precise in merito o un altro forum (ovviamente specializzato in privacy di questo tipo) se me lo può segnalare.<br />
Ho già contattato il TULPS (in questo caso di Venezia) e sembravano cadere dalle nuvole, mi hanno detto solo che "dobbiamo far firmare la schedina cartacea per verificare la firma" , anche su questo: vi sembra logico?<br />
Grazie e buon lavoro.

io faccio così: Mi faccio dare i documenti, registro cartacemente su un ns personale registo e invio in questura on line, salvando la ricevuta sul PC. Questo mi hanno detto chiamando in questura. Non serve più firma e schedine notifica.

Grazie della risposta, ma poi i dati del "vostro personale registro" li distruggete? 8puoi dirmi la verità... siamo tra colleghi )<br />
In sintesi ... un cliente entrando in hotel e soggiornando accetta implicitamente le "leggi della privacy" senza dover firmare nulla?<br />
Ammesso che vogliamo anche spedirgli gli auguri di natale e la nostra newsletter per posta (anche Fred Flintstone adesso ha un'email ma siamo feticisti della carta e delle tradizioni) , possiamo trattenere in un nostro archivio privato (ripeto, per il solo invio bigliettini di auguri) anche dati sensibili come numero passaporto e anche dei familiari?<br />
Mi sembra un'esagerazione e un "rischio".<br />
Grazie ancora a chi mi può dare altre informazioni.

Ti rispondo per ordine:<br />
<em>- devono dare il consenso per permetterci di comunicare i dati alla questura?</em><br />
Devono darlo si il consenso per permetterti di comunicare i dati alla questura... e se negano il consenso non possono soggiornare da te, quindi è un passaggio obbligatorio.<br />
<em>- a fini amministrativi, potremmo usarli? è legale?</em><br />
Come pensi di usare i dati dei clienti (numero documento, luogo e data di nascita, ecc) ai fini amministrativi? Per un eventuale recupero crediti?<br />
<em>- ammesso e concesso che sia per la newsletter, includere i dati del passaporto e componenti familiari non è un eccesso e quindi contro la privacy?</em><br />
Se vuoi mantenere una newsletter devi prestare attenzione a quali dati tieni e in quale registro. Ovviamente non basarti sull'indirizzo riportato nei documenti, spece se datati per ovvie ragioni, ma per esperienza ti sconsiglio di basarti su ciò che spuntano i clienti quando gli fai firmare. È più facile che il cliente firmi dove gli indichi con una crocetta e non legga neanche quel foglio che gli presenti, se i tuoi clienti fossero una coppia clandestina tu non avresti ovviamente responsabilità, perché la casella della newsletter è spuntata... ma che figura ci faresti? Credi tornerà il cliente?<br />
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La cosa migliore se vuoi formare liste di distribuzione via posta ordinaria sarebbe di mantenere due database: uno con i dati sensibili, l'altro per la newsletter.<br />
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Per quanto riguarda invece la newsletter elettronica l'unica cosa che funziona è cercare di invogliare il cliente a iscriversi. Occorre ingolosirlo con offerte dirette dall'hotel tipo l'estrazione annuale di un soggiorno gratuito o una cena nel ristorante dell'hotel (o in un convenzionato). I tuoi clienti sarebbero spinti a lasciarti i loro indirizzi email, con i quali potrai (oltre che comunicare la vincita) formare le liste di posta per la newsletter. Un link nel footer della mail permetterà la cancellazione dalla lista e il gioco è fatto. Fidati, è l'unica cosa che funziona.